Pre väčšinu z nás sú naše schránky nepriateľom - bezedná čierna diera bolesti, beznádeje a predajných kupónov, z ktorých nikdy nemôžeme vyliezť.
Aj keď sa môžete pokúsiť automaticky zaregistrovať súbor a zrušiť jeho odber, existuje len niekoľko e-mailov, ktorým sa nemôžete vyhnúť. Nebudete môcť zastaviť svoju spoločnosť v tom, aby vám posielala všetky tieto tímové správy, alebo aby ste tejto nepríjemnej publicistke upustili od tlačovej správy po tlačovej správe po vás.
Je však možné zastaviť jeden druh e-mailu: Následné e-maily.
Zamyslite sa nad tým: Čím viac e-mailov budete hromadiť, tým dlhšie budete musieť odpovedať na všetky z nich. Čím dlhšie budete musieť odpovedať, tým viac e-mailov s následnými opatreniami sa ľudia rozhodnú odoslať, aby sa ubezpečili, že ste dostali ich správy. Netrvalo dlho a ste uviaznutí v začarovanom, neustálom cykle. Ak vám posiela veľké množstvo ľudí „Hej, dostali ste správu, ktorú som poslal včera?“ E-maily, viete si predstaviť, koľko času a času navyše sa zbytočne stráca?
Našťastie existuje veľmi jednoduchý spôsob, ako znížiť počet následných správ (a potenciálne iba správ všeobecne), ktoré dostanete: Vložte automatickú odpoveď na miesto - nielen keď ste na dovolenke, ale všetky čas.
Vaša automatická odpoveď nemusí byť dlhá alebo podrobná, ale rýchla správa „Ahoj, dostal som tvoj e-mail a keď sa mi podarí, dostaneš sa k tebe, “ môže zachrániť dychtivých bobrov na uzde.
Potrebujete trochu usmernenia, ako formátovať automatickú odpoveď? Vyskúšajte túto šablónu a začnite:
Nezabúdajte tiež na to, že byť konkrétnejší s automatickou odpoveďou je najlepší. Dajte ľuďom všeobecnú časovú os, kedy sa k nim vrátite („Pokúsim sa odpovedať na obchodné otázky do troch dní“), aby vedeli, aký je rozdiel medzi tým, že ste zaneprázdnení, a že ako spôsob odpovede použijete automatickú odpoveď. aby ste sa úplne vyhli svojej doručenej pošte (samozrejme to neodporúčame).
Okrem toho sú automatickí respondenti skvelým spôsobom, ako nasmerovať prácu na iných ľudí, ktorí sa môžu lepšie hodiť („Ak ma kontaktujete o marketingovej príležitosti, neváhajte a pošlite e-mail, náš marketingový spolupracovník, na“).
Váš automatický respondér môže byť tiež nekonvenčnejšou príležitosťou na zapojenie ľudí. Cítite sa trochu sebapropagačný? Pridajte odkaz na jednu zo svojich stránok sociálnych médií. Chcete preemtivne zodpovedať niektoré otázky? Priložte zábavné časté otázky týkajúce sa riešenia niektorých vecí, ktoré pre vás ľudia najčastejšie prichádzajú. Zaujíma vás kreativita? Odkaz na nedávny článok, ktorý vás zaujal.
Predovšetkým však skontrolujte, či používate automatickú odpoveď ako spôsob, ako kúpiť čas, a nie ako alternatívu k odpovedaniu na e-maily (pretože prekvapenie: automatická odpoveď neodpovedá na správy bez ohľadu na to, ako dlho budete čakať).
Pri použití tohto prístupu však budete mať zbytočné e-maily na uzde. Svoje kontakty budete mať šťastné. A najlepšie zo všetkého bude, že sa budete držať doručenej pošty hrôzy, ktorá sa plazí do vášho dňa.
