Mám intenzívny strach z pretrvávajúcich oznámení. Iste, je to trochu orechov, ale odmietam nechať na telefóne akúkoľvek červenú vlajku nedotknutú. To znamená, že okamžite otváram všetky bankové výstrahy, ktoré dostanem (aj keď viem, že nákup bol môj), každý e-mail, ktorý dostanem (aj keď ho v skutočnosti nečítam), a každý text, ktorý vidím (aj keď nemám okamžite odpovedzte).
Možno si myslíte, že z tohto dôvodu trávim každú sekundu svojho dňa nosom v telefóne, ale nie. Vlastne som ušetriť veľa problémov a úzkosti dôsledným odstraňovaním upozornení a dosahovaním doručenej pošty na nulu. Vtedy ste nielen otvorili, odstránili a odpovedali na každý e-mail, ale v nejakej forme ste ho zo svojej doručenej pošty odstránili.
Hovoril som s niekoľkými ľuďmi, s ktorými pracujem, o tom, prečo nechávajú toľko správ neprečítaných, zotrvávajú v doručenej pošte, a dostal som niekoľko veľmi rozumných logických odpovedí: „Pripomína mi to, aby som im odpovedal, “ „Používam ich ako svoje - Zoznam na deň, “„ Stále ich neotvorím, ak viem, že ich chcem prečítať v určitom okamihu, ale nemám čas, “„ Je ľahšie ich nájsť, “„ Je to spam, nemám čítať. “
Ale tiež som sa ich opýtal, či sa budú cítiť lepšie, ak nebudú mať žiadne zvyšné e-maily, alebo ak ich to zdôrazní, aby videli vedľa ich doručenej pošty taký vysoký počet oznámení, a väčšina z nich povedala obom áno. Pretože aj keď máte, čo si myslíte, že je blázonský systém, ten pocit neúplnosti, zmeškania niečoho, zanechania ľudí na vás čaká, vás bude stále znepokojovať.
Najlepším riešením je otvoriť všetko a odstrániť ho z doručenej pošty.
Znie to pre vás nemožné? Myslíš si, že si príliš kolená, aby si sa dostal tam, kde som? Držte si klobúky, pretože sa chystám vyhodiť vašu myseľ - a vašu doručenú poštu - do piatich ľahkých krokov.
Krok 1: Nájdite si svoj čas
Najprv treba zistiť, koľko času budete potrebovať na dosiahnutie tohto cieľa. Závisí to aj od toho, koľko e-mailov máte momentálne v doručenej pošte - čím väčšie je číslo, tým dlhšie bude trvať.
Ak chcete, aby to bol jednorázový obchod, musíte zablokovať dobrý kus času. Uistite sa, že to pekne zapadá do vášho rozvrhu - neskúšajte to urobiť, keď ste v strese, preťažení alebo zlej nálade, pretože v tom prípade praskajú veci ako dôležité reakcie.
A naopak, ak to uprednostňujete naraz, jeden deň naraz - jeden deň odhlásite sa od všetkých nevyžiadaných, druhý deň vytvorte priečinky atď. - uistite sa, že tento čas blokujete aj každý deň v rozvrhu. Fyzickým umiestnením do kalendára alebo zoznamu úloh sa cítite (viac) povinní ho vyplniť.
A rovnako ako poznámka, nula doručenej pošty nikdy nebude jednorazovou vecou (ale viac o tom neskôr).
Krok 2: Posúdenie doručenej pošty
Ďalej sa pozrime na to, s čím dlhodobo pracujeme. Stačí sa len pozrieť - ešte sa nedotýkajte, neodstraňujte ani neklikajte na nič. Prejdite si iba predmetové riadky, prijaté dátumy a odosielateľa a poznačte si trendy:
- Aké druhy e-mailov dostávate pravidelne? Je väčšina z nich spravodajcami? Nevyžiadaná pošta? Správy od vášho šéfa, rodiny alebo priateľov? Reťazové listy?
- Aké sú predmetové riadky? Sú konkrétne? Poskytujú vám ľahko informácie o obsahu?
- Z akého dátumu sú? Pred niekoľkými mesiacmi? Väčšina z nich pochádza z jedného dňa v týždni?
- Kto ti posiela e-mail? Šance sú dobrým kúskom, z ktorých pochádza len zopár ľudí alebo účtov.
Toto cvičenie vám pomôže nielen zistiť, aký je váš najlepší prístup k odpovedaniu, organizovaniu a kondenzácii vašej doručenej pošty, ale tiež vás upozorní na vaše zvyčajné zvyky. Ak máte tendenciu uchovávať správy celé mesiace bez ich kontroly, je to problém odkladania. Ak máte viac nevyžiadaných e-mailov ako pracovných, je to prioritný problém. Ak dostávate príliš veľa od rovnakých ľudí, ide o problém s komunikáciou. A ak dostávate hromadnú zásielku, napríklad v pondelok, je to problém s plánovaním. A verte mi, všetky sú ľahko opraviteľné.
Pohybujúce sa na…
Krok 3: Zrušiť odber a spam
Prvá vec, ktorú budeme fyzicky robiť, je začať odstraňovať a odhlasovať všetok spam. Budete prekvapení, koľko neporiadku sa to vyjasní, a to ešte predtým, ako začnete pracovať s dôležitými vecami.
Tu sú druhy, ktoré pravdepodobne získate:
- E-maily od ľudí, na ktoré vždy reagujete
- E-maily od ľudí, na ktoré niekedy reagujete
- E-maily od ľudí, na ktoré nikdy neodpovedáte
- Spravodaje a odbery (na odber sa skutočne prihlásite)
- Upozornenia na sociálne médiá
- Nevyžiadané / spam / PR správy / neidentifikovaní odosielatelia
Poslednými tromi kategóriami sa budeme zaoberať najprv tu, hromadu „nepracujúcich“ alebo „pre zábavu“.
Spravodaje a predplatné
Toto sú najdôležitejšie správy „nevyžiadanej“ pošty, pretože ste z legitímneho dôvodu pravdepodobne v určitom okamihu prihlásení na odber. Môže to byť obchod, ktorý máte radi a dostávate kupóny, spravodajské stredisko, vedecký časopis, produktové kolo.
Skôr ako začnem hrať zlého policajta a hovorím, že sa toho všetkého zbavím - čo, úprimne povedané, nie je hrozný nápad, ak chcete nový začiatok - dajte všetko do perspektívy a vymyslite, čo v skutočnosti používate. Pre každú z nich si položte tieto tri otázky:
- Ako často ich otvárate?
- Ak ich otvárate, ako často ich čítate?
- Ak ich čítate, ako často ich potom používate? (či už to znamená vytlačiť ho, poslať priateľovi, odkázať naň vo svojej práci, uložiť ho a neskôr si ho znova prečítať)
Ak nemôžete na tieto otázky odpovedať, odhláste sa a odstráňte. Ak nemôžete dosiahnuť číslo tri, odhláste sa a odstráňte. Ak si nepamätáte, ako ste ich v prvom rade prijímali, zrušte ich odber a odstráňte ich. Ak ich neotvoríte dostatočne často, zrušte ich odber a odstráňte ich. Ak ste na plote - v poriadku - prihlásite sa na server.me je aplikácia, ktorá vám pomôže pri usporiadaní tejto obrovskej hromady odberov, takže prácu nemusíte robiť sami.
Buďte láskaví, ale buďte k sebe úprimní. Naozaj si budete pamätať na použitie tohto kupónu skôr, ako vyprší jeho platnosť? Naozaj ste sa niekedy vrátili a prečítali tento článok? Naozaj vám záleží na počúvaní o XYZ? Ak to nie je nadšené „Áno!“, Ušetrite si neskôr bolesť hlavy a odrežte kábel.
Upozornenia na sociálne médiá
To predstavuje všetky e-maily, ktoré dostanete zo služieb Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo. Ak si myslíte, že sa to týka týchto vecí, hodte ich tiež do hromady. Niektorí pravdepodobne hovoria niečo ako „Jesse komentoval váš príspevok“ alebo „Máte 25 nových sledovateľov“, zatiaľ čo iní sú propagačné, bezpečnostné kontroly alebo informačné bulletiny.
Kvôli nulovej hodnote doručenej pošty len poviem, že by ste sa mali pokúsiť udržať svoj účet a sociálne médiá čo najviac oddelené. Pretože okrem upozornenia na doručenú poštu pravdepodobne dostanete v rohu vašej aplikácie aj telefónne upozornenie a jasne červené číslo, čo nakoniec vedie k zbytočnej potrebe.
Vašou ďalšou úlohou je ísť do každého účtu sociálnych médií, ktorý máte, kliknite na „Nastavenia“ a vypnite všetky e-mailové upozornenia. Potom kliknite na poslednú platformu, ktorú vám platforma poslala, a stlačte „zrušiť odber“, aby ste sa uistili, že ste tiež mimo ich zoznam.
Krása tohto je, že nejde o trvalé rozhodnutie - vždy sa môžete vrátiť a zmeniť svoje nastavenia. Ale umiestnil by som veľké peniaze, aby vám nič neuniklo.
haraburdu
Veľa nevyžiadaných vecí sme si dali na seba, či už je to preto, že naše informácie rozdávame do náhodných obchodov, alebo uvádzame svoju adresu na sociálnych sieťach alebo reagujeme na cudzincov. Moja najväčšia rada pre vás je preto, aby ste boli obozretní v tom, ako dáte svoj e-mail a komu.
Ale niektoré z nich sú nevyhnutné, a to je to, čo by ste mali jednoducho odstrániť bez otvorenia. A pre ľudí, ktorí vám stále posielajú správy, ich pred odstránením nezabudnite nahlásiť ako spam, aby sa už nezobrazovali.
Krok 4: Organizujte sa
Akonáhle ste zvládli väčšinu chmýří - a až potom, čo ste sa chopili - je čas sa dostať k mäsitým materiálom - alebo do troch najlepších kategórií, ktoré som uviedol vyššie.
Teraz vám nebudem hovoriť, ako usporiadať doručenú poštu - neexistuje dokonalý systém, ideálna stratégia alebo metóda „každý úspešný človek to robí“. Ste správca vašej pošty, a preto si ju zaslúžite zariadiť podľa vášho želania. Uvediem však niekoľko prístupov, ktoré môžete použiť:
Používanie štítkov a priečinkov
Toto je možnosť pre ľudí, ako som ja, ktorí odmietajú používať aplikácie, keď to dokážu sami. Najprv určte pre každý e-mail, ak musíte odpovedať okamžite, ak potrebujete odpovedať neskôr, alebo ak nemusíte reagovať vôbec (pre tento, poviem ho otvoriť, prečítať si ho a buď zaregistrujte ho alebo ho priamo odstráňte).
Potom rozhodnite o akčnom pláne. Ak potrebujete čoskoro odpovedať, ale teraz nemáte čas, označte ho hviezdičkou alebo vložte do priečinka označeného ako „Potrebujete odpovedať“ a do svojho zoznamu úloh vložte poznámku, aby ste si ju mohli skontrolovať.
Ak potrebujete čakať dlhšie - možno preto, že pracujete na niečom príbuznom - pošlite krátku odpoveď a dajte odosielateľovi vedieť, že ste správu videli, a za X dní sa k nemu vrátime. Potom ho uložte do iného priečinka s názvom „Prebieha.“
Pri pomenovávaní priečinkov sa uistite, že ste konkrétni, a aby boli ľahko rozpoznateľné. Nie je nič horšie ako zabudnúť, kam ste vložili svoje bankové výpisy alebo informácie o poistení, pretože priečinok bol označený „Rôzne“.
Najdôležitejším trikom pri otváraní každej správy na mieste je zavedenie iného záložného systému. Iste, pomocou priečinkov sú tieto priečinky usporiadané, ale pretože sú už otvorené, neexistuje výstražná značka na ich kontrolu. Opierajte sa teda o zoznam úloh, online kalendár alebo o pripomienky v telefóne, aby ste si boli istí, že máte prehľad o tom, kedy niečo dostanete a kedy sa potrebujete niekomu vrátiť.
Používanie aplikácií
Ak prvý prístup pre vás nefunguje, vždy existujú aplikácie! A mám pre vás veľa na vyskúšanie.
V prípade Gmailu vyskúšajte Inbox by Google, úžasný nástroj, ktorý vám pomôže rýchlo vyhľadávať fotografie alebo udalosti, triediť správy do kategórií a dokonca synchronizovať s kalendárom. Boomerang, rozšírenie Gmailu, vám tiež umožňuje naplánovať zasielanie e-mailov neskôr a posielať aktualizácie, keď vy alebo niekto musí odpovedať, takže ich už nikdy nebudete musieť nechať neotvorené.
K ďalším skvelým organizačným aplikáciám patrí Sortd, ktorý vytvára užitočné zoznamy, organizátor, ktorý automaticky triedi vaše správy, a CloudMagic, ktorý vám umožňuje odložiť položky, aby ste sa k nim vrátili neskôr.
Ak chcete, aby sa denná kontrola vašej doručenej pošty stala zábavnejšou, vyskúšajte e-mailovú hru, ktorá časy vášho úsilia a odmeňuje vás kladnou spätnou väzbou. A pre vášnivých používateľov mobilných telefónov vyskúšajte Boxer, váš jedinečný nástroj na efektívne a efektívne odpovedanie a triedenie na cestách.
Krok 5: Vytvorte systém pre budúcnosť
Blahoželáme! Dúfajme, že ste prešli každým e-mailom, odstránili alebo triedili a dosiahli ste toto krásne číslo nula.
Práca sa tu však nekončí - teraz musíte prísť s metódou, ako to udržať. Tu sú dve veci, ktoré odporúčam urobiť, aby vaše doručené správy boli neustále na nízkej úrovni:
Porozprávajte sa so svojou sieťou
Keď ste analyzovali svoju doručenú poštu v druhom kroku, boli nejakí ľudia, ktorí sa zasekli? Či už je to preto, že vám posielajú najviac správ, alebo preto, že majú typický čas alebo deň, s ktorým komunikujú?
Títo presní ľudia vám môžu pomôcť udržať v doručenej pošte nulu (kto by si to myslel?). Keď zistíte, ktorý systém pre vás funguje, rozhodnite sa, ako chcete dostávať e-maily a informujte svoju sieť.
Napríklad môj šéf vyhľadáva podľa predmetu správy, aby našiel e-maily, ktoré potrebuje, takže sa vždy snažím poskytnúť jej dostatok informácií v predmete, aby ich bolo ľahké nájsť. Podobne posielame veľa naliehavých aktualizácií sem a tam. Namiesto toho, aby sme na ne reagovali, nastavili sme systém, ktorý bude posielať iba určité typy aktualizácií v určité dni. Teraz viem presne, aké druhy správ možno očakávať a kedy.
Otvorená komunikácia nie je len kľúčom k organizovanej a úctyhodnej pracovnej činnosti, ale jej nedostatok môže tiež prispieť k vášmu bláznivému doručeniu. Posaďte sa teda so svojím šéfom a kolegami a dajte im vedieť, ako by vám mali veci lepšie posielať - a opýtajte sa ich, čo dávajú prednosť!
Budú tiež situácie, keď dostávate veľa e-mailov o veciach, o ktorých by ste mohli ľahko hovoriť osobne. Ak sa tak stane veľa, namiesto komunikácie online, naplánujte týždenné stretnutia, aby ste prešli všetky tieto informácie.
Naplánujte čas e-mailu do dňa
Aj keď má vaša doručená pošta stovky a tisíce neprečítaných e-mailov, určite by ste si skontrolovali svoj účet každý deň, ak nie za hodinu. Prečo sa tak rýchlo vymkne spod kontroly?
Myslím, že to aktívne nekontrolujete. Pravdepodobne to obnovíte, prejdite nadol a uvidíte, kto čo poslal, a potom zatvorte pred otvorením alebo skutočne prečítaním čohokoľvek.
Zmeňte tento zvyk - začnite vyčleniť 15 minút na začiatku a na konci každého dňa (alebo krátkych okamihov každých pár hodín), prejdite a otvorte každú jednu vec, ktorá prichádza. Urobte z toho prioritu ako každá iná úloha. A po chvíli budete môcť otvárať, čítať, mazať, ukladať a označovať všetky druhy e-mailov, ktoré dostanete, za pár sekúnd.
Posledná vec, ktorú odporučím, je oddelenie pracovných a osobných účtov. Čím viac ich zmiešate, tým je pravdepodobnejšie, že vo svojom pracovnom účte sa vytvorí neprečítaný spam a dôležité správy sa stratia v osobnom účte.
Všimol som si, keď som sa pozrel na kopu účtov mojich kolegov, že ich pracovné diela sú omnoho viac organizované, pretože pochopiteľne berú svoju kariéru vážne. Ale váš osobný život si zaslúži toľko lásky. Ak tam teda nie ste v priečinku doručenej pošty, dajte mu čas a energiu, ktorá musí byť rovnako čistá. Pretože verím, že uprataný život je vo všetkých oblastiach šťastnejší a menej stresujúci.
Fungovalo to pre vás? Máte nejaké ďalšie tipy na hackovanie doručenej pošty na nulu? Tweet me!
