Fundraisingové podujatia sú vynikajúcimi spôsobmi, ako získať peniaze a zvýšiť povedomie vašej organizácie. Ale ak pracujete na malej neziskovej organizácii, môže byť ťažké nájsť zamestnancov (a čas!), Aby skutočne naplánovali takéto udalosti.
Tu prichádza hostiteľská komisia.
Hostiteľská komisia je skupina dobrovoľníkov, ktorí preberajú zodpovednosť za plánovanie udalosti. Skutočný rozsah zodpovedností sa môže meniť z organizácie na organizáciu (alebo dokonca z udalosti na udalosť), ale vo všeobecnosti môžete očakávať, že pozvú hostí, propagujú udalosť a zakúpia lístok na účasť.
Rovnako ako u všetkých dobrovoľníkov, aj hostiteľská komisia zvyčajne potrebuje nejaký smer, aby čo najlepšie splnila vaše organizačné ciele. Tu je niekoľko tipov, ako spravovať hostiteľskú komisiu, aby sa váš ďalší bash rozbil.
1. Vyberte si múdro
Dobrí členovia hostiteľskej komisie by mali mať dva kľúčové atribúty: Mali by mať veľký vplyvný okruh kontaktov a nemali by sa báť osloviť ich.
Aby to však bolo čo najúčinnejšie, mali by mať títo členovia výboru už nejaké skúsenosti s vašou organizáciou a mali by byť oboznámení s prácou, ktorú vykonávate. To im umožní hovoriť s potenciálnymi darcami s väčšou autoritou a hovoriť z vlastnej skúsenosti, čo je vždy efektívnejšie. Z tohto dôvodu si pozrite zoznamy darcov a zoznamy dobrovoľníkov, aby ste zistili, kto by sa mohol dobre hodiť.
Ak potrebujete ďalšiu pomoc - napríklad pri plánovaní logistiky podujatia - vyberte si členov výboru, ktorí majú skúsenosti s predvádzaním a efektívnym vykonávaním práce na iných podujatiach, ktoré usporiadala vaša organizácia.
Pretože som jediným špecializovaným fundraiserom pre zamestnancov v mojej súčasnej organizácii, vytiahnem členov hostiteľského výboru iba zo zoznamu mojich hlavných darcov a potenciálnych klientov. Týmto dokážem naplánovať udalosť a zároveň kultivovať darcov.
Keď som bol vo väčšej organizácii, ktorá na našich podujatiach robila viac tlače, pokúsili sme sa však získať mená celebrít v našej hostiteľskej komisii. Zvyčajne nedokázali pomôcť (a niekedy sa ani nezúčastnili!), Ale dostali pozornosť autorov spoločnosti a zábavy, ktorí by potom udalosť pokryli.
2. Vyjasnite si povinnosti
Výzvou pre mnoho dobrovoľníckych pracovných miest je to, že existuje len málo konkrétnych očakávaní alebo spôsobov, ako udržať ľudí zodpovedných.
Aj keď si určite musíte pamätať na to, že dobrovoľníci plnia svoje povinnosti z dobra svojich vlastných sŕdc, väčšina dobrovoľníkov, ktorých poznám, uprednostňuje jasné pokyny a pokyny o tom, čo bude pri realizácii udalosti najužitočnejšie. Rád by som pre každú udalosť, ktorú robím, vypracoval „popis práce“ a načrtol zodpovednosti členov hostiteľského výboru - takže vedia, čo môžu očakávať, že ich môžem udržať na dobrej ceste a všetci zostávame na tej istej stránke.
Pokiaľ ide o tieto povinnosti, hostiteľské výbory môžu robiť všetko od vyzdvihnutia jedla a spotrebného materiálu po navrhovanie pozvánok po veľké dary. Jednoducho zistite, čo potrebujete, a požiadajte o to vo svojom popise dobrovoľníka.
Najlepší popis, ktorý som doteraz videl, je od spoločnosti Equality Hawaii, ktorá nielenže stanovuje povinnosti hostiteľského výboru, ale obsahuje aj formulár darcovstva, ktorý dobrovoľníkom uľahčuje prispievanie darom, ktorý je potrebný na členstvo v hostiteľskom výbore. Tento druh dohody nie je vhodný pre každú organizáciu, ale je to veľká inšpirácia pre rastúcu neziskovú organizáciu.
3. Povedzte ďakujem
Prvými ľuďmi, ktorým zavoláte, pošlete e-mailom alebo napíšete deň po vašej udalosti, by mal byť váš hostiteľský výbor. Hneď, ako potvrdím svoj hostiteľský výbor, obraciam sa na karty s poďakovaním, takže ráno musím urobiť jednu vec menej.
Budete tiež chcieť získať pohľad na to, ako sa podujatie konalo - ak bude niečo nabudúce urobiť lepšie, ak sa niektorý z ich hostí zaujíma o to, aby sa viac zapájal do organizácie a či sa celkovo bavili. Tieto cenné informácie vám môžu zabezpečiť, aby boli vaše udalosti v budúcnosti efektívnejšie a aby vaša organizácia mohla využívať nové príležitosti.
Najdôležitejšie je, aby ste svojich dobrovoľníkov ubezpečili, že keď sa na vás tak veľmi časovo a finančne zaviazajú, úprimne si to vážite.
Šťastní dobrovoľníci - zvlášť dobre pripojení a potenciálne bohatí šťastní dobrovoľníci - sú možno najlepším zdrojom, aký môžete mať ako malá nezisková organizácia. Ak s nimi budete zaobchádzať múdro a dobre, budete mať nielen pomoc, ktorú potrebujete pri plánovaní a realizácii veľkej udalosti, ale budete tiež môcť zvýšiť svoju zbierku prostriedkov na ďalšiu úroveň.
